Audiovisuel: 4 trucs pour éviter le pire

Que ce soit pour l'organisation d'un événement de grande ou de petite envergure, d'un congrès ou d'une conférence, la technologie audiovisuelle consiste en un élément hyper important qui peut avoir un impact considérable sur la crédibilité de votre événement. Imaginez mettre les pieds dans un événement et constater que l'installation de l'équipement audiovisuel est de piètre qualité, tout à fait à l'opposé de l'image que la marque espérait projeter. Le rodage, la précision et la constance des projecteurs, du son et de l'éclairage sont des facteurs qui peuvent tous être aisément intégrés, s'ils sont correctement planifiés. Évitez le pire en suivant ce guide pratique des 4 étapes d'une planification audiovisuelle sans faille.

Ayez un plan de salle détaillé

Lorsqu'il s'agit de visualiser la disposition des différents éléments de décor dans la salle de votre événement, il est extrêmement recommandé d'élaborer un plan de salle détaillé afin de ne rien oublier. De la longueur des fils de l'équipement audiovisuel à l'emplacement des prises électriques, en passant par l'acoustique de la salle, chaque élément doit être pensé et prévu dans les moindres détails. Ainsi, grâce à un plan de salle détaillé, vous serez en mesure de simuler l'emplacement de l'équipement et de prévoir les aspects techniques de tout le matériel relevant de l'audiovisuel utilisé afin que votre événement se déroule sans anicroche!

Choisissez bien votre fournisseur

Il existe une multitude de fournisseurs de services techniques sur le marché et il est parfois difficile d'arrêter son choix sur le fournisseur idéal qui offre le meilleur rapport qualité prix dans l'industrie. Afin de vous assurez de travailler avec un personnel qualifié, deux options s'offrent à vous: soit vous décidez d'engager la compagnie d'audiovisuelle avec qui les détenteurs de la salle font généralement affaire ou soit vous décidez de collaborer avec vos prestataires de matériel technique habituels. Quel que soit votre choix, l'entreprise se spécialisant en technologie audiovisuelle doit être la meilleure combinaison possible avec le type d'événement que vous organisez. Une fois votre fournisseur choisi, rassemblez tous les membres de l'équipe technique afin de discuter des différents besoins autant de leur côté que du vôtre. Chez NESSS, nous aimons collaborer avec Solotech, les fournisseurs les plus réputés en audiovisuel sur le marché québécois pour s'assurer une qualité et un fonctionnel des plus exceptionnels.

Un endroit facile d’accès

Assurez vous que la salle louée est accessible par les techniciens pour faciliter l'installation de l'équipement audiovisuel. Expliquez à l'équipe ce que vous souhaitez réaliser dans les moindres détails pour ne pas vous préoccuper des différents supports visuels une fois le jour "J" arrivé. Il est primordial de dépeindre vos attentes à vos experts quant au résultat audiovisuel désiré avec des exemples précis et peut-être même avec des photos de précédents événements pour les aider à bien comprendre votre vision. Pour ne rien laisser au hasard, procédez à des vérifications d'installations et de mise en marche de tout l'équipement audiovisuel quelques jours avant l'événement.

Test test test!

Les tests sont la seule manière de s'assurer que tout fonctionne parfaitement, sans quoi vous risquez d'avoir de mauvaises surprises le jour de votre événement. Ne négligez rien; des tests de lumière aux tests de son jusqu'à la projection, tout doit être rouler et tester comme si l'événement avait réellement lieu. Vous serez ainsi en mesure de régler les problèmes autant majeurs que mineurs, en plus de roder votre équipe technique et de mettre à l'épreuve vos relations de travail avec tous les membres de cette dernière. 

LogistiqueAlexandre Maher